Õnnestunud ürituse aluseks on avatud koostöö

Artikkel avaldati Eesti Päevalehe ajakirjas Marketing&Reklaam, mai 2003

Kõik uus on hästi unustatud vana
Üritusturundus on eesti keeles küll suhteliselt uus mõiste, kuid erinevate ürituste korraldamisega on juba aastaid tegelenud nii ettevõtete ja organisatsioonide turundus-, reklaami- ja avalike suhete osakonnad kui ka reklaami- ja PR-agentuurid, kontserdikorraldajad ning catering-teenust pakkuvad firmad. Frensi professionaalne kogemus ulatub tagasi aastasse 1991 ning 12 tegevusaastale tagasi vaadates võib kindlasti väita, et klientide teadlikkus on selle aja jooksul oluliselt kasvanud. Samuti on erinevaid teenuseid pakkuvad firmad kogunud väärtuslikke kogemusi ning turule on lisandunud mitmeid uusi ja häid tegijaid. Kokkuvõttes on Eestis toimuvate ürituste sisuline ja vormiline kvaliteet aasta-aastalt paranenud.

Samas on märkimisväärselt suurenenud erinevate ürituste hulk, mistõttu tuleb järjest enam pingutada selleks, et tulemuseks oleks originaalne ning nii korraldajatele kui külalistele positiivselt meeldejääv sündmus. Et ürituste korraldamisega on reeglina seotud mitu erinevat osapoolt, on õnnestumise eelduseks nende omavahelise koostöö sujumine.

“Valged alustavad...” Kas ka võidavad?

Tere,
oleme huvitatud pakkumisest. Suvel on plaanis korraldada umbes 50 osavõtjaga kliendiüritus. Soovime erinevaid variante nii meelelahutuse ja menüü kui ka hindade osas. Ehk oskate soovitada ka asukoha?

Toodud näide ei ole paraku fantaasia vili, vaid tsitaat konkreetsest Frensi laekunud päringust. Huvitav, milline näeks välja sellise eelinfo põhjal toimuv üritus, juhul, kui teenusepakkuja süvenemisvõime oleks samaväärne tellimuse esitaja pealiskaudsusega? Reeglina järgneb esmasele ebamäärasele kontaktile küll põhjalikum mõttevahetus, kuid juba esialgne pöördumine võiks sisaldada kandvat ideed, mille teostamise sooviga ürituse korraldaja teenusepakkuja poole pöördub.

Olenemata ürituse spetsiifikast, toimumise ajast ja kohast ning sihtgrupist, tuleb esmalt paika panna ürituse eesmärk – milleks üritus korraldatakse, mida tahetakse saavutada, milline on soovitud tulemus? Nagu teistegi turundusvõtete puhul, tuleb ka ürituse korraldamisel juhinduda ettevõtte ja/või toote (teenuse) identiteedist ja kandvatest väärtustest ning jälgida, et ürituse sõnum oleks loogiline osa üldisest turunduskommunikatsioonist. Vastasel juhul ei aita ka parimate professionaalide kaasamine – üritus iseenesest võib küll õnnestuda, kuid selle seos ettevõtte ja/või tootega jääb ebamääraseks või suisa olematuks.

Samuti peaks idee algataja mõtlema, kes soovitud tulemuseni jõudmist kõige rohkem mõjutada saavad – turundusürituse puhul kiputakse ekslikult arvama, et kogu tähelepanu tuleb pöörata klientidele ning pahatihti jäävad ettevõtte oma töötajad infovaakumisse. Nii võib juhtuda, et sekretärile antakse ülesanne broneerida ruumid 2 tundi kestvaks ürituseks, kuid unustatakse täpsustada, et presentatsiooni ettevalmistamiseks kulub 3 tundi ning sama palju võtab aega ka hilisem ruumide korrastamine. Kui selline möödalaskmine avastatakse alles kujunduse kavandite valmimisel nädal enne ürituse toimumist, võib olla liiga hilja – ruumide valdaja on eelnevad ja järgnevad tunnid juba kellelegi kolmandale rentinud. Niisugusest olukorrast on reeglina 3 väljapääsu:

• esialgset plaani tuleb muuta ning (ideaalselt sobiv) ruum alternatiivse koha vastu vahetada;
• kui sobivaid alternatiive ei leidu, tuleb muuta ürituse (juba väljakuulutatud) toimumisaega;
• õnneliku juhuse läbi – deus ex machina! – tühistuvad teised broneeringud.

Viimast tuleb tegelikkuses, teadagi, harva ette ning seepärast tasub süveneda eeltöösse, unustamata sealjuures oma lähemate töökaaslaste informeerimise tähtsust.

Ajakavast ning teistest praktilise väärtusega detailidest teavitamisest veelgi olulisem on tutvustada kolleegidele kavandatava ürituse sisu ja “müüa” neile idee. Parafraseerides Andrus Purde soovitusi (vt “Kuidas hea reklaamikampaania ära rikkuda...” http://www.vainsmd.ee rubriigis “Nädala nõuanded”), on parim viis ürituse eesmärki mitte saavutada:

• tutvustada kolleegidele kavandavat üritust pealiskaudselt;
• teha seda viimasel minutil; ning
• mitte mingil juhul mõelda selle peale, kuidas kolleegid üritusse kaasata.

Lisaks sellele, et neid nõuandeid järgides vähendate oluliselt ürituse õnnestumise tõenäosust, aitab see kaasa plaanide nurjumisele juba algetapis. Kuidas saaksidki tehnilised teostajad pühenduda üritusele, mille tellijad ei väljenda mingitki entusiasmi või vähemalt positiivset suhtumist? Miks peaks kelner või valgustaja andma ürituse teenindamisel oma parima, kui korraldaja innustab tegijaid lausega “tahaks selle jama juba kaelast ära saada”?

Otsige sädet!

Frensi klientide ja koostööpartnerite seas on rõõmustavalt järjest enam neid ürituste korraldajaid, kes on põhjalikult süvenenud kavandatava sündmuse eesmärgi ja idee nüanssidesse. Sama oluline on oskus omapoolse eeltöö tulemused teostajate jaoks mõtestatud lähteülesandeks vormida. Näitena olgu siinkohal toodud väljavõte ühe konverentsikorraldaja päringust:

Gala õhtusöögil leiavad aset kogu konverentsi kõige pidulikumad hetked. Tahame tekitada võimalikult põhjamaise ja karge atmosfääri; meeleolu loomiseks on väga olulised muusika ja valgustus. Konverentsil osalevad paljude riikide esindajad, mistõttu menüü koostamisel tuleb arvestada ka osavõtjate erinevate usuliste tõekspidamistega.

Ürituste teostamise ja teenindamisega seotud ettevõtete jaoks on alati oodatud kliendid, kes on ise oma ideest vaimustunud ning suudavad sütitada ka teisi. Vähetähtis ei ole siinkohal ka plaanide realistlikkus – usutavasti ei ole ühelgi teenindusfirmal midagi nõudliku kliendi vastu, küll aga võib arusaamatusi tekkida juhul, kui tellija mõttelend on pöördvõrdelises seoses ürituse eelarvega. Uudsed lahendused ja nendega kaasnevad väljakutsed on tihti aja- ja rahamahukad ning parima tulemuse saavutamiseks peavad üritusse tavalisest enam panustama nii sisuline korraldaja kui ka tehnilised teostajad. Seda kõike selleks, et mitte leida ennast olukorras, kus “kõik jääb ühelt poolt lahjaks ja teisalt ka täiesti tavaliseks” – nagu tõdes ühe Eesti kindlustusfirma turundusjuht, otsustades pigem plaanitud ürituse tühistamise kasuks, selle asemel, et nõustuda lahendusega, mis tema hinnangul ei vastanud ettevõtte eesmärkidele.

Edu toob partnerlus

Et ürituse korraldamisega seotud osapoolte koostöö tulemuseks oleks sündmus, mis täidab talle püstitatud eesmärgi, ning sujub valutult nii tellija kui teostajate jaoks, peaksid vastastikused suhted põhinema partnerlusel. Siinkohal on olulisteks märksõnadeks ausus ja austus.

Ainult ausa ja otsekohese suhtumise ja suhtlemisega saavutavad mõlemad osapooled parima tulemuse – kui teostaja poolt pakutud lahendus kliendile ei sobi, tuleb oma arvamust avameelselt avaldada ja soovitavalt ka põhjendada. Teostaja, omalt poolt, peab vastama samaga – kui kliendi soovid ei vasta teostaja võimalustele, tuleb klienti sellest koheselt informeerida, et üheskoos mõlemaid pooli rahuldav alternatiivne lahendus leida.

Aususega samavõrd oluline on austus partneri ning eelkõige tema professionaalsete oskuste ja teadmiste suhtes. Klient tunneb oma ettevõtet ja toodet kõige paremini ning teostajad peavad aktsepteerima kliendi seisukohta pakutud lahenduse (eba)sobivuse osas. Samuti tunneb professionaalne teenindaja oma eriala ning tema asjakohased soovitused tulevad kindlasti kasuks nii kliendile kui kogu üritusele.

Lõpetuseks praktiline soovitus

Kuidas siis saaksid tellijad ja teostajad teineteisele paremad partnerid olla? Vastus on triviaalselt lihtne: rääkige inimestega! Veelgi parem on suulises vestluses edastatud info kirjalikult dubleerida. Turundusürituse tellimuse esitamine võiks sarnaselt reklaamialal levinud praktikaga toimuda briifingu vormis – kui reklaamiagentuuri briifimist peetakse eduka kampaania oluliseks eelduseks, siis reklaamist tihti efektiivsemaks hinnatud turundusürituse planeerimisse tuleks suhtuda vähemalt sama tõsiselt. Kui projektile on laotud kindel “vundament”, on see ühtlasi eelduseks “pealisehituse” püsimisele – ühiselt muudetakse üritus sündmuseks.