Kõik konverentsiks vajalik

Eelarve koostamine ja järelevalve

Koostame koondeelarve, mis hõlmab nii konverentsi kui ka sellega seonduvad üritused. Korraldame kogu konverentsi rahade liikumise spetsiaalse arveldusarve kaudu, jälgime laekumisi ja väljaminekuid ning edastame kliendile sellekohast infot. Korrigeerime eelarvet ettevalmistuste käigus ning teeme pärast konverentsi kokkuvõtte.

Lähtuvalt tellija poolt sõlmitud eelnevatest põhimõttelistest kokkulepetest täpsustame sponsoritega kõik üksikasjad, koostame sponsorlepingud ning jälgime nende täitmist nii ettevalmistusaja kui konverentsi jooksul.

Konverentsieelne sekretariaat

Korraldame kogu osalejatega toimuva suhtlemise ja korrespondentsi. Registreerime osalejad ja koostame vastava andmebaasi, vormistame broneeringud, saadame kinnitused ning koostame osalejate nimekirja. Esitame kõik vajalikud arved ning jälgime maksete laekumist konverentsi arveldusarvele.
Assisteerime ka teaduskomiteed, lahendades nende tööga seonduvad tehnilised probleemid - registreerime ettekannete teeside laekumise ning korraldame infovahetuse ja materjalide edastamise teaduskomitee ja autorite vahel.

Konverentsi sümboolika ja trükised Kujundame konverentsi logo ja muu sümboolika ning kasutame seda konverentsi materjalide valmistamisel. Kliendi poolt koostatud sisuliste materjalide põhjal kujundame ja valmistame konverentsi teadaanded, teeside kogumiku ja väiksemad trükised.

Konverentsi kodulehekülg Internetis

Valmistame konverentsi kodulehekülje Internetis, kust on võimalik toimuva kohta infot saada ja registreeruda ning hoolitseme koduleheküljel oleva informatsiooni täiendamise ja kaasajastamise eest.

Konverentsiruumid ja tehnilised vahendid Otsime ja broneerime konverentsi jaoks sobivad ruumid ja vajalikud tehnilised vahendid. Toetudes Frensi pikaajalisele kogemusele ning omades koostöölepinguid enamike Eesti konverentsiruumide haldajatega, püüame alati leida konkreetse konverentsi nõudmistele ja vajadustele kõige paremini vastava toimumiskoha.

Tõlketeenused ja -aparatuur

Tellime sünkroontõlgid ja vastava aparatuuri ning korraldame kirjalike konverentsimaterjalide tõlkimise ja paljundamise.

Sekretariaat konverentsi ajal Registreerime osalejad, komplekteerime ja väljastame jaotusmaterjalid. Sekretariaat annab operatiivset infot ja lahendab ürituse vältel tekkivaid küsimusi. Saalisekretärid assisteerivad lektoreid tehniliste vahendite kasutamisel. Samuti koordineerime näitust, postrite ülespanekut ja seonduvaid üritusi.

Osalejate majutus, toitlustamine ja transport

Broneerime majutuskohad erineva tasemega hotellides, pakkudes konverentsil osalejatele letihinnast soodsamaid hindu. Jälgime broneeringute tähtaegu ning korraldame infovahetuse ja arveldamise osalejate ja hotellide vahel. Tellime päevase toitlustamise konverentsi ajal. Organiseerime kogu kohaliku transpordi.

Vaba aja programm Korraldame konverentsi raames toimuvad õhtused üritused - vastuvõtud ja õhtusöögid. Samuti kavandame eriprogrammid konverentsil osalejate ja nende kaaslaste vaba aja sisustamiseks, sealhulgas enne ja pärast konverentsi toimuvad pikemad ekskursioonid.

 

Küsi pakkumist!