Rahvusvahelise konverentsi väljakutsed

Frens Konverentsiteenuste tegevjuhi Kadri Karu artikkel Konverentsimaailmas (www.konverents.ee) 20. juunil 2005

Rahvusvahelise konverentsi väljakutsed

Rahvusvahelises statistikas määratletakse rahvusvahelisi konverentse erinevalt. Enamasti loetakse rahvusvaheliseks konverentsi, millel osaleb vähemasti paarkümmend osalejat kellest umbes pooled on välismaalased ning mille kestvuseks on vähemasti üks või enam päeva. Nende kriteeriumide järgi ei saa me rahvusvaheliseks pidada sündmust kus esineb 1 võõramaine lektor või on osalejate hulgas paar inimest Eestist väljastpoolt.

Tallinna Convention Bureau andmetel toimub Tallinnas aastas ca 1500 rahvusvahelist üritust ning nende arv on aasta-aastalt kasvamas. Põhiliseks toimumiskohaks on Tallinn, aga väga palju, peamiselt teadusüritusi, leiab aset Tartus. Tänu soodsale asukohale ja headele konverentsivõimalustele on Tartule oluliseks konkurendiks Pärnu. Teiste paikade puhul saab rahvusvahelise ürituse korraldamisel peamiseks takistuseks majutuskohtade puudus või keeruline ligipääsetavus (saared).

Tulenevat erinevast osalejate profiilist on rahvusvaheliste konverentside korraldustöö Eesti sisestest üritustest mõnevõrra erinev. Enamasti alustatakse selliste sündmuste ettevalmistamist varem kui vaid Eesti osavõtjaskonda hõlmavate ürituste puhul. Suuremate rahvusvaheliste konverentside ettevalmistusajaks on orienteeruvalt 1-2 aastat, Eesti siseste ürituste puhul piirdub see tavaliselt 6 kuu-1 aastaga.

Esimeseks sammuks ettevalmistustel on ruumide kinnipanek. Tihti vajatakse rahvusvahelistel üritustel tõlget, mis seab piirid konverentsikoha valikul. Samuti peab lisaruumi arvestama kui konverentsisaalis peavad üleval olema osalevate maade lipud. Rahvusvaheliste konverentside puhul on tavaliselt ka suuremad nõudmised sekretariaadi- ja muude lisaruumide suhtes.

Osalejatele majutuse ja piletite broneerimisega tasub alustada nii vara kui võimalik, et garanteerida kohtade olemasolu ning parimad hinnad. Unustada ei tohiks ka seda, et osad külalised võivad vajada Eestisse pääsemiseks viisat, mille vormistamine võib võtta aega mitu nädalat.

Et muuta väliskülaliste siinviibimine igati meeldivaks tasuks läbi mõelda ka kogu logistika välisdelegaatide Eestisse saabumisel ja siin viibimise ajal ning osavõtjaid logistika korraldusest ka eelnevalt teavitada. Samuti on oluline, et kõik konverentsiga seotud osapooled oleksid konverentsiga seonduvast võimalikult hästi teavitatud. Nõnda saavad osavõtjate võimalikud küsimused kiirelt ja hästi lahendatud. Iga rahulolev konverentsidelegaat on Eestile potentsiaalseks „reklaamiagendiks” maailmas.

Eri riikidest kogunevate osalejate puhul võivad korraldajale peavaluks kujuneda inimeste toitumisharjumustest, tervislikest või usulistest põhjustest lähtuvad erisoovid toitlustuse osas. Kogenud toitlustaja abiga on võimalik korraldada erimenüüd nii lõunateks-kohvipausideks kui ka õhtusteks vastuvõttudeks.

Kõigi eelpool nimetatud nüanssidega arvestamine lisaks tavapärasele ettevalmistustööle, teeb rahvusvahelise konverentsi ettevalmistamise Eesti sisese üritusega võrreldes oluliselt töömahukamaks ning PCO professionaalse know-how ja tugimeeskonna kaasamise põhjendatuks. Professionaalse konverentsikorraldaja roll on tagada kõigi üksikasjade ladus toimimine nii ettevalmistuste käigus kui ürituse ajal ning ta koordineerib kõigi konverentsiga seotud osapoolte koostööd tagamaks ürituse igakülgse õnnestumise.

Frens Konverentsiteenused teenindab aastas ca 10 rahvusvahelist konverentsi ning lisaks mitmeid Eesti siseseid üritusi. Meie klientideks on olnud nii Eesti organisatsiooni/asutused kui ka korraldajad mujalt maailmast. Viimati toimus Frens Konverentsiteenuste kaasabil mais 2005 8. IRU maanteetranspordi konverents.

Kadri Karu

Frens Konverentsiteenuste tegevjuht