Korduma Kippuvad Küsimused

Üksikuid konverentsi ettevalmistamisel või läbiviimisel vajalikke teenuseid pakuvad mitmed erinevad organisatsioonid sh. reisibürood, hotellid ja konverentsikeskused.
Professionaalse konverentsikorraldajana on Frens aga keskendunud konverentsi kui terviku teenindamisele, pöörates vajalikku tähelepanu kõikidele aspektidele ning koordineerides kogu tehnilist korraldust. Seega on eelnevalt nimetatud ettevõtted reeglina meie koostööpartnerid, mitte niivõrd konkurendid.

Konverentsi ettevalmistust ja läbiviimist juhib alati klient, kelle tellimusel Frens täidab projektijuhi rolli, vabastades oma kliendi seega igapäevastest praktilistest probleemidest. Projekti algetapis, veel enne eelarve koostamist alustatakse koostööd konverentsi sisuliste eesmärkide arutamisest. Frensi kui professionaalse konverentsikorraldaja ülesandeks on aidata kliendil eristada olulisi otsuseid ebaolulistest ning nõustada klienti, kuidas organiseerida tehniline töö nii, et tagada sisuliste eesmärkide saavutamine.

Esmapilgul võib professionaalse konverentsikorraldaja teenuste kasutamine tunduda liigse luksuse või koguni mõttetu kulutusena, kuid pikas perspektiivis säästavad asjatundjate teadmised ja oskused kliendi raha. Samuti on professionaalide abi kasutades vähem tõenäoline, et kogu projekt jääb kahjumisse ning neil puhkudel, kui eesmärgiks on seatud kasumi teenimine, on võimalik tulusid suurendada. Konverentsikorraldaja võib vajadusel nõustada ka konverentsi rahastamist, aidata leida sponsoreid ning sõlmida vastavad lepingud ja jälgida nende täitmist.

Professionaalse konverentsikorraldaja teenuste eest tasumisel võib lähtuda erinevatest põhimõtetest; näiteks teatud protsent konverentsi kogueelarvest või konkreetne summa kuus.
Lepingutasu katab reeglina firma kulutused tööjõule, postitus- ja sidekulud näidatakse konverentsi eelarves tavaliselt eraldi reana. Mõistagi on professionaalse konverentsikorraldaja lepingutasu kõrval oluliselt suuremas suurusjärgus kulutused konverentsiruumidele ja tehnilistele vahenditele, trükistele ning osalejate majutusele ja toitlustamisele. Need summad aga on Frensi koostatud üksikasjalikus eelarves tänu komisjonitasude süsteemile reeglina odavamad teenuse pakkujate hinnakirjast. Lisaks eelarvele sõlmivad Frens ja tellija kahepoolse kirjaliku koostöölepingu, kus sätestatakse poolte õigused, kohustused ja vastutus.

Kokkuvõttes võib öelda, et maksta tuleb asjatundlikkuse eest ning tulemuseks on konverents, mille korralduse tasemega võib igati rahule jääda.